Planificateur de relocalisation pour Coopérer par Best Entreprise de Déménagement

Votre entreprise envisage-t-elle un transfert dans de nouveaux locaux? Quelle que soit la cause (premises devenant trop petites, marchandises trop lourdes, emplacement inapproprié, etc.), c'est une tâche délicate qui nécessite une planification minutieuse. 

Rien ne doit aller au hasard! Il y a plusieurs étapes à prendre, allant du transfert informatique à la mise en place d'un bureau. Où commencer? Comment pouvez-vous vous assurer que vous n'oubliez rien lors d'un déménagement d'entreprise? 

Comment interagissez-vous avec les employés? Nous vous encourageons à apprendre les 20 étapes pour déplacer efficacement votre entreprise:

• Considérons les raisons de ce changement.

• Choisissez vos nouveaux locaux.

• Négocier et signer le contrat de location.

• Prévoir une date de déménagement.

• Établir des spécifications.

• Donnez votre avis de départ.

• Pensez à l'aménagement de vos futurs bureaux.

• Choisir une entreprise en déplacement

• Arrange une visite.

• Communiquez votre nouvelle adresse.

• Trier et modifier les contrats d'emploi des travailleurs.

• Préparez un inventaire.

• Remplissez les boîtes.

• Nettoyez vos nouveaux locaux.

• Installez vos nouveaux bureaux.

• Nettoyez vos anciens locaux.

• Déclarez votre déménagement!

• Prenez le stock.

• Organiser une soirée d'inauguration

1. Identifier les raisons du changement.

Tout d'abord, vous devez établir les raisons spécifiques de votre déménagement. Cela vous aide à choisir l'emplacement approprié et à interagir efficacement avec le personnel. Ils pourront planifier plus rapidement et vous informer de leurs préférences (restroom, gym, bicycle storage, etc). 

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Un transfert ferme ne se fait pas par aversion; il doit être soigneusement planifié et discuté. Elle peut avoir un bon impact sur la société ou provoquer de l'anxiété et des querelles si elle n'est pas bien planifiée. Rappelez-vous que dans un transfert d'entreprise, l'élément humain est tout aussi vital que la partie logistique.

2. Sélectionnez vos nouveaux locaux.

Évidemment, avant d'annoncer le déménagement de votre entreprise, vous devez avoir trouvé votre nouvelle localisation. Il n'est pas toujours facile de trouver des bureaux plus grands, moins chers ou plus confortablement placés... Faites une liste des facteurs qui sont cruciaux pour vous, tels que la taille du bâtiment, le nombre de bureaux, le budget et l'emplacement. 

Avant de prendre une décision, consultez votre réseau professionnel ou une agence spécialisée pour réduire vos options. Vous pouvez également publier une annonce ou visiter des sites Web immobiliers professionnels. 

L'accessibilité, la sécurité et la configuration sont tous des facteurs importants à prendre en considération lors de la prise de décision. Si vous n'êtes pas sûr de l'emplacement géographique, n'ayez pas peur de consulter vos collègues ou vos clients.

3. Négocier et signer un contrat de location commerciale

Avant de signer le contrat de location, vous devez conclure un accord avec le locataire sur les termes du contrat. 

Certaines pièces ne sont pas négociables, comme la durée du bail (trois, six ou neuf ans) ou la nécessité d'un inventaire d'entrée et de sortie. 

D'autres facteurs qui peuvent être discutés comprennent le loyer, la date d'échéance du paiement, le dépôt de sûreté, le travail à faire par le locataire, la cession du loyer et la résiliation de la location. Assurez-vous que toutes les obligations légales sont respectées.

4. Définir une date de transfert

Définir une date de déplacement, ou au moins avoir un certain délai à l'esprit, est essentiel car il vous aide à créer une stratégie rétroactive pour les tâches à entreprendre. 

Soyez réaliste quant aux délais : le déménagement d’une entreprise nécessite une planification au moins six mois à l’avance. Planifiez le transfert pendant le week-end pour minimiser les perturbations dans les opérations de votre entreprise. 

Si vous décidez de déménager pendant la semaine, vous pouvez planifier une semaine de télétravail pour tous les travailleurs. N'oubliez pas de vérifier auprès de la mairie pour s'assurer qu'il n'y a pas d'activités prévues qui pourraient causer des embouteillages ou attirer une grande foule ce jour-là.

5. Établir des spécifications ou une planification rétro.

Maintenant que vous avez déterminé la date de votre relocation, il est essentiel de créer des spécifications ou un calendrier rétroactif de tous les processus et procédures nécessaires avant la grande journée. 

C'est la meilleure approche pour éviter d'oublier quoi que ce soit. Commencez par la date de relocalisation prévue et "retournez dans le temps" en enregistrant toutes les étapes critiques. 

Cela vous donne plus de contrôle sur le rythme des activités et vous aide à éviter les erreurs. Les retards se produisent; le point crucial est de garder le contrôle et d'être prêt à changer l'organisation en réponse à des situations imprévues.

6. Fournir votre avis de départ.

L'une des premières étapes consiste à prévenir votre locataire de six mois avant de quitter vos locaux d'affaires, soit par lettre enregistrée avec confirmation de réception ou par acte de justice. 

C'est un acte décisif, donc la société a six mois pour planifier sa sortie tout en restant légale. Veuillez garder à l'esprit que si vous avez un contrat qui nécessite plus de six mois d'avertissement, vous devez respecter le délai pour éviter tout problème inutile.

7. Considérez l’aménagement de vos futurs bureaux.

Considérez la disposition, la distribution et la conception de vos locaux futurs, et faites tout le travail nécessaire. C'est l'occasion d'investir dans des meubles de bureau ergonomiques et d'évaluer le style de l'entreprise. 

Pourquoi ne pas engager un designer d'intérieur pour optimiser l'espace et créer un environnement de travail confortable? Demandez à votre personnel des suggestions: vous pourriez organiser un concours, une boîte d'idées ou un sondage pour obtenir leurs commentaires.

8. Sélectionnez une entreprise de déménagement.

Si vous avez un petit budget et un petit personnel, vous pouvez compléter votre déménagement d'entreprise par vous-même en louant un véhicule approprié. 

Est fortement suggéré que les entreprises avec plus de vingt travailleurs embauchent des spécialistes. Comparez plusieurs offres et prix des entreprises de déménagement. Un mouvement d'affaires nécessite des talents réels. Examinez les services et les assurances disponibles. 

DDS Enterprise peut s'adapter aux limites de chaque profession, en minimisant l'effet du déménagement sur la poursuite et la reprise de votre activité. Nous garantissons que les affaires circulent dans de nombreux secteurs (industriel, bancaire, médical, hôtelier, tertiaire, etc.) à travers le pays. 

9. Prévoir une visite et une réunion du personnel.

Une fois que la construction est bien en cours, organiser une visite sur le site pour permettre au personnel de se familiariser avec leur nouvel espace de travail. 

Cela aidera les individus à mieux planifier et calculer, par exemple, leur nouveau temps de déplacement entre la maison et le travail. Il est essentiel d'accueillir le soutien des employés et de les inclure dans la transition de l'entreprise. Ils doivent savoir quoi anticiper et avoir suffisamment de temps pour s’adapter à ce changement important de leur routine. 

Prenez le temps de les éclairer le mieux que vous pouvez et d'aborder leurs inquiétudes. Les représentants du personnel peuvent agir comme un lien entre les travailleurs et la direction, ou vous pouvez désigner un "représentant de relocalisation".

10. Partagez votre adresse mise à jour.

Faites une liste de tous les clients, fournisseurs et partenaires à dire, et donnez-leur l'adresse de votre nouvelle localisation. Votre productivité ne devrait pas être affectée par le transfert. N'oubliez pas d'informer les autorités et services compétents de votre changement d'adresse (URSSAF, EDF, telephone operator, insurance, etc.). 

Le service d'expédition de la Poste vous permet de rediriger votre courrier à votre nouvelle adresse pendant un an. Mettez à jour vos cartes de visite, brochures et matériels de vente. Le scénario idéal est de permettre à vos fournitures de documents de diminuer organiquement afin de planifier ce mouvement avec peu de déchets. En outre, considérez votre site Web et les signatures par courriel. Mettez à jour votre adresse où qu'elle apparaisse. 

11. Trier

Un déménagement est souvent une excellente occasion de régler les choses. Vos lieux de travail sont probablement devenus encombrés de papiers démodés et de choses inutiles au fil du temps. Jetez ou donnez tout ce qui attire la poussière. Déconnectez vos armoires et parcourez vos archives. 

Voici votre chance d'être numérique! DDS Enterprise fournit des solutions d'archivage sûres et personnalisées, ce qui est un moyen incroyable d'économiser du temps et de l'espace! Offrez les meubles que vous voulez déposer aux travailleurs dans le besoin ou aux organisations. Enfin, vous devriez créer une sauvegarde de vos données informatiques avant le transfert.

Pour vous aider dans ce processus, DDS Enterprise Entreprises propose des "jours de nettoyage" pour vous enseigner des pratiques excellentes et faciliter des tâches technologiques spécifiques. Une journée de nettoyage comprend trois étapes :

• Phase de préparation pour trouver des solutions pour la mise en œuvre.

• Les équipes travaillent pour trier, catégoriser, archiver et supprimer les enregistrements.

• Après l'achèvement du projet, les partenaires externes assument les responsabilités de gestion des déchets.

12. Modifiez les contrats de travail de vos travailleurs.

Le changement de l'entreprise entraîne un changement dans les contrats d'emploi. Si les contrats d'emploi de vos travailleurs comprennent une disposition de mobilité, soyez conscient qu'ils n'ont pas besoin de fournir leur approbation pour suivre l'entreprise. De même, si vous déménagez dans la même région géographique. Un employé qui résiste est licencié pour des raisons personnelles. Toutefois, en l'absence d'une disposition de mobilité, l'accord de l'employé est nécessaire. En cas de rejet, il est admissible à un licenciement économique.

13. Préparer un inventaire.

Avant de partir, faites un tour de votre emplacement actuel pour vérifier si des rénovations sont nécessaires pour le ramener à l'ordre du travail.

14. Emballer les boîtes.

Distribuer des boîtes et des fournitures afin que tout le monde puisse commencer à emballer leurs affaires. Commencez par les fichiers ou l'équipement que vous n'utilisez pas régulièrement, de sorte que vous ne sauvegardez que ce que vous emballez au dernier moment jusqu'à D-7. 

Étiqueter clairement tous les équipements informatiques de sorte que vous sachiez quel employé les possède. Répartissez les tâches, et si nécessaire, créez un calendrier avec des périodes de temps spécifiques. C'est généralement une période difficile pour les travailleurs qui se trouvent ajoutant une tâche supplémentaire à leur mission régulière. 

Communiquez une disposition du plancher pour le nouvel emplacement et écrivez la salle de destination sur chaque boîte afin que tout le monde puisse facilement identifier un lieu de travail opérationnel. Informez votre personnel du calendrier spécifique du jour de relocalisation.

15. Nettoyer vos nouveaux locaux.

Laissez le temps de nettoyer votre nouvel espace avant de déménager, et à nouveau lorsque le travail final ou la conformité est accomplie. Vous pouvez déléguer ce travail à votre équipe de nettoyage ordinaire ou à une entrée spécialisée; l'essentiel est de garder vos boîtes dans une atmosphère propre.

16. Établissez votre nouvel environnement de travail.

Le grand jour, prenez les boîtes et l'équipement, assemblez les meubles, et stockez vos biens. Vérifiez que vos postes de travail informatiques n'ont pas de problèmes de connectivité ou de connexion. Idéalement, la perturbation du système informatique ne devrait pas durer plus d'un jour. Signaler tout problème à la direction des entreprises concernées. Prévoyez une belle occasion de féliciter vos employés pour leur participation et leur présence, surtout s'ils ont manqué une journée de détente. L'aménagement de vos nouvelles installations est une étape clé pour garantir des environnements exceptionnels pour le bien-être des employés. Les planificateurs spatiaux de DDS Enterprise Enterprises peuvent vous aider dans la planification de vos nouveaux locaux.

17. Nettoyer vos anciens locaux.

Une fois que les locaux ont été nettoyés, engagez une entreprise de nettoyage pour restaurer vos locaux antérieurs à leur meilleur état possible. Les entreprises spécialisées disposent d'équipements professionnels et efficaces. Ils connaissent les critères de restauration des biens d'affaires ainsi que les directives de sécurité à suivre. N'hésitez pas à comparer plusieurs estimations en fonction des services fournis. Cela vous aidera à éviter certains problèmes tout en restant calme et concentré sur votre mouvement. Il vous suffit de prendre rendez-vous pour compiler un inventaire des locaux de sortie.

18. Annoncez officiellement le déménagement de votre entreprise.

Si votre entreprise est une société, vous devez déposer un dossier auprès du Centre de formalités commerciales (CFE) pour annoncer votre nouvelle localisation et le transfert de votre siège social. Il s'agit d'une formalité clé qui conduit à la création d'un nouveau extrait de K bis.

19. Prenez le bilan.

Prenez un bilan quelques jours après le déménagement pour confirmer que toutes les modifications ont été mises en œuvre et que tout fonctionne correctement. Recueillir des recommandations pour les améliorations. C'est généralement par l'usage que nous découvrons les changements essentiels.

20. Prévoir une célébration d'inauguration.

Planifiez une petite fête pour célébrer vos nouveaux bureaux environ une semaine après votre déménagement. Invitez vos clients et partenaires : ils seront ravis de voir votre nouvelle localisation.

Vous comprenez maintenant toutes les phases d'un mouvement d'entreprise réussi! N'hésitez pas à nous contacter pour savoir comment nous pouvons vous aider avec votre relocation d'entreprise.

Le déménagement d'une entreprise produit généralement des changements significatifs dans la vie de tous les participants. C'est pourquoi il est essentiel de faire ces 20 étapes pendant la relocalisation. Le but de cette liste est de structurer le projet de transfert et d'identifier les obstacles éventuels. 

N'ayez pas peur d'inclure vos collègues autant que possible dans cet événement. Qu'ils choisissent la mise en page de leur futur bureau ou qu'ils sortent les dossiers de l'entreprise, le transfert de lieux peut être une excellente occasion d'établir des relations entre tous les employés. Le tri dans les archives vous permettra de minimiser le nombre de papiers ainsi que la quantité de meubles de stockage qui doivent être déplacés à votre nouveau emplacement.